一、 南投縣政府（以下簡稱本府）為推動及規範電子郵件使用，特訂定本作業規定。
二、 本作業規定所稱各單位係指縣長、副縣長、秘書長、參議及秘書辦公室、採購中心及依本府組織自治條例第五條至第八條設置之處；所稱員工係指編制人員及依法令從事公務之人員。
三、 本府電子郵件伺服器由計畫處（以下簡稱管理單位）負責管理，各單位員工均有使用電子郵件及擁有電子郵件帳號之權利，各單位新進人員可於報到後向管理單位申請帳號，離職人員須於離職前向管理單位申請註銷帳號，離職人員未申請註銷帳號者，管理單位一經發現仍應立刻註銷之，電子郵件帳號連續六個月以上未登入使用者，管理單位得予以刪除之。
四、 各單位、各科得視需求設置公務電子郵件信箱，公務電子郵件信箱須指定人員負責，負責人差假時，由職務代理人負責。
公務電子郵件信箱之申請由負責人敘明理由後申請，負責人離職前應向管理單位申請變更負責人，離職後未申請變更者，管理單位得停用該帳號，恢復使用須重新提出申請。
五、 各單位員工相關業務連繫、留言及檔案傳送應儘量使用電子郵件處理。但屬機密或敏感性資料禁止以非經電子簽章及加密之電子郵件傳遞。
六、 各單位員工每日應定時收讀電子郵件，並於電子郵件伺服器刪除不需要之信件，以節省磁碟空間及確保電子郵件信箱正常運作。
電子郵件如有收到民眾陳情相關信件，應依「南投縣政府暨所屬機關處理人民陳情案件實施要點」辦理。
七、 使用電子郵件時應儘量於落款處署明姓名、職稱、服務單位、電話等簡要識別資料，讓收信者明確知道信件來源。
對於經垃圾郵件過濾系統攔截之信件，未清楚信件來源者應避免開啟，其餘則應經審慎判斷後如為誤攔截始得重新接收。
八、 使用電子郵件應避免傳送太大檔案，如需傳送大於本府郵件寄送系統所設定之容量限制檔案，應將檔案壓縮後再傳送，或使用FTP等其他方式傳送，以免影響網路傳輸效能。
九、 使用電子郵件應禁止下列各款行為，如經查證確有下列行為，本府將依相關法令規定處理：
（一）傳送具有威脅性、猥褻性、不友善性及不合法之資料。
（二）散佈電腦病毒及干擾其他網路上使用者及破壞網路節點之軟硬體設施。
（三）傳送不利或有損本府聲譽之言論、資料及不實之報導。
（四）私自轉借使用者之帳號（username）及密碼（password）。
（五）未經允許任意將他人之電子郵件或個人資料轉送其他網站公布。
（六）無故洩漏工作上所持有或接觸應保密之資訊。
（七）其他違反「南投縣政府網路使用規範」之行為。
十、 開啟電子郵件傳送之檔案，應先檢查是否帶有病毒，如有病毒應立即刪除，以防資料檔案毀損。
十一、 使用電子郵件應定期變更信箱密碼，密碼須英數字混和且不得少於六碼並不得與帳號相同，密碼逾期未變更者帳號禁止登入，待變更後方可登入使用，密碼忘記時，使用者須向管理單位申請重新設定密碼，並立即親自變更。
十二、 本府所屬機關經本府同意使用本府電子郵件帳號者，適用本作業規定。