一、南投縣政府(以下簡稱本府)農業處為協助「南投縣各鄉(鎮、市)農會」(以下簡稱基層農會)及日月潭區漁會(以下簡稱漁會)辦理會員會籍清查作業，配合戶役政機關業務自動化，應用「戶役政資訊系統」媒體交換戶籍資料比對，為防止資料不當使用或外洩，特訂定本注意事項。

二、本注意事項之作業單位為本府農業處(以下簡稱本處)農民輔導科。本注意事項所稱南投縣政府轄內農業單位係為基層農會及漁會。

三、本注意事項辦理之作業期間為每年八月底前申請查調，俾利本處提供基層農會及漁會落實會員戶籍清查作業(農會及漁會各辦理一次)。
        於農(漁)會屆次改選年度之前一年，為配合選舉人名冊公告作業，可延後至十二月底前申請查調。

四、查詢資料之作業說明如下：
      (一)作業程序說明如下：
         1. 基層農會(或漁會)檢附應用戶役政資訊連結介面申請表、需求資料項目表、使用戶役政資訊管理作業規定及基層農會會員之統號等電
            子檔資料名冊等，向本府提出申請。
         2.由本處指定專案辦理人員依據基層農會(或漁會)申請資料內容研提本處申請用文件簽請縣長核准後，備妥空白光碟(或磁性媒體)親送至
           本府民政處(戶籍及新住民科)辦理。
         3.俟本府民政處(戶籍及新住民科)提供電子檔資料名冊後，再由本處指定之專案辦理人員通知基層農會(或漁會)指定之專案辦理人員至
           本處索取電子檔資料名冊光碟(檔案以excel內建加密程序保護)，前揭名冊未經本府核准不得影印或給予不相關之第三人閱覽。
         4.本處指定之專案承辦人員及基層農會(或漁會)指定之專案辦理人員，必需嚴守個人資料保護法等相關規定。
         5.基層農會(或漁會)辦理完成會員會籍清查案後，本處指定之專案承辦人員應立即刪除消磁以上電子檔資料名冊；基層農會(或漁會)指定
           之專案承辦人員立即銷毀本府提供之電子檔資料名冊，並於銷毀後函報縣府。

      (二)人員編制分工說明如下：
         1.本處指定專案承辦人員一人，基層農會(或漁會)指定專案承辦人員一人，辦理本項業務，避免無關人員接觸。
         2.基層農會(或漁會)指定專案承辦人員倘有異動，需函報本府知悉。
      (三)作業管制說明如下：
         1.作業取得之資料，僅限應用於基層農會(或漁會)會員會籍清查業務。
         2.基層農會(或漁會)指定之專案辦理人員至本處調閱之電子檔資料名冊，不得任意複印或複製，若有需要，應經本處指定之專案辦理人
            員同意。
         3.本府指定之專案辦理人員將於每年辦理農會(或漁會)考核時，實地至基層農會(或漁會)，考核本戶役政資料之使用及管制情形，倘有違
            規應要求農會(或漁會)限期改善，倘未於期限內改善完畢，則不再受理該農會(或漁會)之申請。
         4.本處指定之專案辦理人員及基層農會(或漁會)指定之專案辦理人員對經授權取得之戶役政資料負有保密責任，並僅供作原申請目的使
            用且不得任意複印，為保障民眾隱私維護權益，使用者應嚴防資料外洩，以免觸犯刑責。
         5.對於取得資料之處理及利用，違反個人資料保護法規定，致當事人權益受損時，應負其責任。
         6.本處指定之專案辦理人員及基層農會(或漁會)指定之專案辦理人員對戶役政資料之運用，如有違反相關規定者，除應負行政責任外，
            並應負刑事及民事責任。