壹、           依據及適用範圍

一、南投縣政府（以下簡稱本府），為推動公務、溝通意見，發揮效能，統一本縣公文處理，增進各級人員自我管理精神與提高行政效率，特訂定本要點。本要點未規定事項，依其他有關法令之規定辦理。

二、本要點適用之機關（以下簡稱各機關）：本府及所屬各機關、學校。

貳、 處理時限

三、一般公文處理時限：

（一）  最速件：處理時限為一日。

（二）  速件：處理時限為三日。

（三）  普通件：處理時限為六日。

四、限期公文處理時限：

（一）   來文或依其他規定訂有期限的公文，應依其規定期限辦理。

（二）    來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。

（三）        變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認。

五、專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限：凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上始可辦結的複雜案件，得申請為專案管制案件。案件之處理時限由各機關得視事實需要自行訂定。

六、人民申請案件，應按其性質、區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。

七、人民陳情案件，依行政程序法第七章及行政機關處理人民陳情案件要點及南投縣政府暨所屬各機關處理人民陳情案件實施要點之規定辦理。

八、訴願及國家賠償案件，應依訴願法及國家賠償法之規定辦理；另監察案件，應依據監察法及監察法施行細則規定辦理。

九、除最速件隨到隨辦外，速件、普通件應依據時限，參照本機關處理各階段流程，由各機關訂定每一過程之可使用時間，作為稽催的準據。

參、 管制範圍

十、各機關內各單位均應列入管制範圍，即無論總收、總發文件，或單位收文、單位發文、創簽、創稿文件、會辦、存查……等，均應列入（輸入電腦）全面管制，並應實施文書流程管理，以求全面配合全程管制。

十一、各機關內各單位必須遵守公文處理時限規定，從收文至發文、存查，全程列入（輸入電腦）管制。

十二、各機關資料登錄作業，除收、發文及歸檔有固定登錄簿外，其他流程項目，依下述類型自行決定作業方式：

（一） 使用個別簿冊登錄隨公文處理過程需要，分設收文簿、移文簿、發文簿、承辦案件登錄簿等個別簿冊，分別登錄。

（二）  使用表、卡或聯單登錄每一公文的全部流程，甲表、卡、聯單隨文登錄，乙（或丙）表、卡、聯單分送管制單位登錄，使全程處理狀況均能顯示於表、卡、聯單之上。

（三） 電腦資訊系統登錄每一公文的全部流程，需參照行政院及有關機關訂頒之電腦化作業規範開發，以求資料欄位、格式及表報之一致。

肆、 公文稽催

十三、登記桌人員公文稽催責任

（一）   管制登記單位內每一案件的處理過程與使用時間。

（二）    對承辦人員將屆預定辦結期限之案件，適時告知提醒承辦人，並提供單位主管督導催辦。

（三）     配合研考單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。

（四）     配合研考單位辦理「逾期未結案件事前檢查週報表」（附表一）並呈單位主管核示後，回覆研考單位備查。

十四、業務承辦人員稽催責任

（一）      把握簽辦時效，力求在限期內辦結，對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦。

（二）      案情複雜或在處理過程中發生困難，應即於屆滿處理時限以前，敘明理由與展期日數，申請權責主管核准展期。

（三）      接獲研考單位（人員）逾期未結案件報表，應逐案查復，迅予清理，應於七天內回覆研考單位，不得延宕。

（四）      對有時效性案件應親自持會，同一案件請二個以上單位核會時，宜複製（影印）同時送會。

（五）      無論送會或受會均應管制時間，按速件處理，如不能依限退回時，受會單位應將原因、理由及預定會畢時間通知送會單位。

（六）      公文未經收發登錄不得私自收受，亦不得利用存查銷號再以創稿發文。

十五、單位主管督導催辦

（一）      在權責內核准展期案件，對逾期案件未辦展期者，應督促承辦人妥適處理。

（二）      確實掌握所屬人員的可使用時間及資料，於期限屆滿前督促辦結，以有效預留其他流程的處理時間。

（三）       部屬差假時，應督促職務代理人確實負起代理責任，於時效內辦妥公文。

（四）      職務代理人因特殊情形，無法代為處理時，應責由主管課長（或指定人員）負責處理，職務代理人或其主管課長均因差假不能處理公文時，應由單位主管或其代理人，負全責作適當處理。

（五）       對涉及兩個以上單位的案件，宜與相關單位商定作業原則後再行處理，避免因往來會辦而延誤時效。

十六、研考單位管制

（一）      每週應查詢登記桌一次，發現錯誤，應指導改正，並填寫「逾期未結案件事前檢查週報表」催辦，經催辦二次後若承辦單位仍延不辦理及答復原因者，以故意積壓公文論，簽報議處並限期清理，追蹤至結案為止。

（二）     對超過辦理期限一個月以上案件，應予清查並作個案分析，同時副知單位主管，督促稽催，防止積案發生。

（三）     必要時會同有關人員實施抽查，如發現應辦而存查案件，除退回承辦單位辦理外，並按情節輕重簽處。

（四）        檢討稽催作業缺失，提請改進。

十七、展期申請（附表二）

（一）      案件不能於規定時間內辦出時，承辦人應在屆滿辦理期限以前，申請展期，展期天數七日內者由主管課長核定，八日至三十日內者由單位主管核定，三十一日以上者由機關首長核定。

（二）     來文定有期限，因展期不能按期辦結時，應先行協調通知來文機關。

（三）      展期必須確屬需要，各權責主管應確實審核或提示處理原則。

伍、 專案管制案件

十八、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的繁雜案件，以「案」為管制單元。

十九、專案管制案件成立要件：

（一）      需長時間多方面研議且需時三十日以上始可辦結的繁雜案件，如涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始能定案的案件，可列為「專案管制案件」。

（二）        需於原件處理時限屆期前依規定提出申請。

（三）      如因機關首長或單位主管書面指示而符合專案管制實質要件者，申請時間不受前項限制。

（四）     應由主管單位，敘明專案名稱與申請理由，並訂定作業計畫及預定完成日期（附表三），送研考單位審查，簽請機關首長核准後，由管制單位負責管制，並由主管單位定期提報執行情形至結案為止，如超過預定完成時間，仍應申請展期。

（五）    「專案管制案件」不列入一般公文數量與時效統計。

（六）     預計能在三十日內辦結之案件及縣議員建議案件、人民申請案件、訴願案件、國家賠償案件、人民陳情案件，均不另列為「專案管制案件」。各機關應嚴格審查，以防氾濫，並予詳細登記，以備檢查。

（七）     經研考單位列管之專案管制案件應由主管機關按時填報執行情形至結案為止，逾期按情節輕重簽請懲處。

陸、 人民申請案件

二十人民申請案件，各機關就民眾需要，依主管權責，受理發給各種證照、證書、證明或提供服務等文書作業。

二十一、人民申請案件，按其性質由各主管機關自行分類編目，依各類、目作業量繁簡，訂定處理期限。如辦理過程需時六日以上者，應分別訂定處理過程各階段的期限，並明白公告，同時應注意下列事項：

（一）                處理期限時效標準必須肯定，如三日、五日等，不得定為二至四日、五至七日等。

（二）                如同一性質的項目，而處理過程有不同時，應區分為兩個項目，分別訂定處理時限。

（三）                涉及兩個機關以上的人民申請案件，必須會同訂定處理期限，以求全面配合。

二十二、人民申請案件，補(退)件及會查（勘）作業：案件不合法定程式或手續時，主辦單位應詳細說明一次通知補正並敘明未補正資料退件期限；案件未能於機關公告之處理時限內辦結，得依分層負責簽請延長，但延長應以一次為限，其申請日數不得超過原公告處理時限，並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。辦理申請案件於通知補正或會勘，應使用新文號發文，倘明確不符規定案件則以原收文號退件。

二十三、人民申請案件，時效計算

（一）                按各類目規定之處理時限，以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。

（二）                時效起算日期除應於當日辦結者外，一律以收件次日起算，並包含假日計算在內，如因申請人所送表件不全，填寫錯誤等原因，須退回補正者，從其通知補正至補件所經過時間得予扣除；至於其他情形不屬行政程序法第五十一條第五項規定之「其他不可歸責之事由」，不得扣除其所經過之期間。

（三）                在規定處理期限內辦結者列為「依限辦結」。

（四）                超過規定處理期限辦結者列為「逾限辦結」。

柒、 公文檢核

二十四、各機關主辦研考業務單位（人員）每月應實施公文總檢查一次，列印上月份公文時效統計表，按月提出本機關業務會報或相當性質之會議報告，並於每月五日前陳報上級機關備查。

二十五、各機關研考單位每月公文總檢查後，對逾期公文應調卷分析各階段處理時間，並送積壓責任人員申復理由，判明積壓責任後，陳報機關首長核辦。

二十六、各機關對所屬機關之公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次。

二十七、各機關對所屬機關公文登錄成績甚差或異常者，得隨時派員輔導或實施作業講習。

二十八、有關文書流程管理稽核之資訊作業規範，由各機關研考、資訊單位會同訂定之。捌、獎懲

二十九、各機關對各級處理公文人員，應嚴加考核，如有違反本要點規定或下列情事者，由各該機關研考單位(人員)適時簽報首長議處：

（一）                無故積壓公文情形嚴重者。

（二）                無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。

（三）                對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。

（四）                應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。

（五）                逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。

（六）                對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。

（七）                專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。

（八）                人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時，未能一次詳加註明通知補正者。

三十、公文處理之考核項目，規定如下：

（一）                速度。

（二）                數量。

（三）                熟練。

（四）  品質及內容。

三十一、獎懲標準：

（一）                南投縣政府所屬各機關承辦人員獎勵評分表獎懲標準表（附表四）

（二）                南投縣政府所屬各機關文書管理人員獎勵評分標準表（附表五）

（三）                南投縣政府所屬各機關基層收發（登記員）獎勵及評分標準表（附表六）

（四）                南投縣政府所屬各機關公文查核人員年度考核標準表（附表七）

（五）                南投縣政府所屬各機關主計與出納人員辦理一般會計憑證帳務登錄獎勵標準表(附表八)

（六）                南投縣政府所屬各機關公文處理時限暨逾限懲處標準表（附表九）。

三十二、各機關主辦研考業務單位（人員），對公文處理之定期考核結果，每半年應統計評定各級承辦員成績優劣，並依獎懲評分標準表擬具獎懲類別，簽報機關首長核定後辦理。