一、南投縣政府（以下簡稱本府）為各機關學校會計檔案之保管與銷毀，建立一致性規範，特訂定本注意事項。

二、本注意事項所稱各機關學校指本府及所屬機關學校。

三、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿。

四、各機關學校會計檔案之銷毀，應依下列程序辦理：

（一）編製會計檔案銷毀清冊（附表一）三份，函文送本府主計處函轉審計部臺灣省南投縣審計室（以下簡稱審計室）同意後，本府主計處再行函復。

（二）本府及各機關收到核准銷毀公文後，應制定檔案銷毀計畫（附表二）及檔案銷毀目錄（附表三），檢附核准銷毀之公文影本送本府計畫處，轉送國家發展委員會檔案管理局審核，經函復同意後依規定辦理銷毀作業。

（三）各學校請逕依本府主計處及審計室同意銷毀函，自行依規定辦理銷毀作業。

（四）同意銷毀之公文應永久保存並列入交代。

五、會計檔案保管及銷毀年限，應以總決算公告日為起算日；保管年限依類別如附表四。

六、會計檔案遇有遺失或損毀，報本府主計處核轉審計室審核之公文應敘明事項如下：

（一）會計檔案遺失或損毀原因。

（二）會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意。

（三）對於公款是否遭受損害。

（四）依會計年度列報遺失或損毀之各種會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿等會計檔案清冊。

（五）檢附相關文件或照片等。

七、本縣各鄉（鎮、市）公所得參照本注意事項規定辦理或另定規定。